VOS REUNIONS SONT ELLES RENTABLES ?

Le temps consacré à assister, animer, préparer des réunions augmente encore plus vite que le prix du pétrole !!!

D’abord il y a le temps de présence pendant lequel, souvent, les participants se demandent ce qu’ils font là !
Les sempiternelles projections de tableaux de résultats, les cohortes de « power point » défilant à un rythme de plus en plus soutenu, les responsables bavards aimant par-dessus tout s’écouter parler, sont des invitations fortes à faire autre chose !!!

La présence physique est, la présence active et participative n’est pas !
C’est la réplique moderne du « to be or not to be » !
La nature ayant horreur du vide, c’est bien connu, les gens s’occupent.
Ils font leurs mails, ils se perfectionnent aux graffitis sur feuille blanche, ou ils laissent simplement leur esprit divaguer en attendant que cela se passe. Ils sont là parce qu’ils doivent être là. Ce serait un crime de ne pas être présent. Alors, on s’exécute.  

Ensuite il y a le temps de préparation de la réunion. Car non seulement il faut que tout le monde soit dans la salle, mais en plus sachez qu’une heure passée en réunion, nécessite entre 5 à 10 heures de préparation (estimation faite par l’American Consulting and Training)

Enfin il y a le temps de l’organisation. La consultation des agendas révèle souvent que l’activité des cadres est organisée autour de la planification des réunions !! Leurs tâches de production tentent de prendre place autour des « zones réservées » sur le calendrier. Bizarre non ?!

Attention, les réunions sont nécessaires. Le travail en équipe est même indispensable dans toutes les organisations. Vous ne pouvez pas fabriquer des équipes performantes sans temps passé en réunion afin de coordonner les efforts et trouver ensemble des solutions aux problèmes rencontrées.

On a pensé que la technologie aller tout résoudre. Les technologies mobiles en particulier qui permettaient d’ouvrir de nouveaux horizons en terme de réactivité, de flexibilité, de nouveaux services à apporter aux clients.
Gare ! Attention à ce que la distance géographique ne se transforme en distance psychologique. Le risque de déshumanisation, d’accroissement du stress et finalement de perte de confiance est grand.

Voici quelques idées :
• Ne gardez que les réunions utiles : que se passe t’il si cette réunion n’a pas lieu ? Que se passe t’il si la présence y est facultative ? Quel en sera alors l’intérêt suscité ?
• Ne passez jamais trop de temps à parler du passé, ou alors vos réunions vont se transformer en séance de distribution de punitions ou de blâmes.
• Associez toutes les personnes concernées par la mise en œuvre des décisions prises dans le même temps et dans le même lieu afin de veiller à leur appropriation et être toujours en contact avec l’intelligence du terrain. Le plus grand nombre se trompe rarement. Il vous apportera toujours beaucoup.