LE FONCTIONNEMENT DE MAXI MEETING SOFTWARE
Avant, hier, jadis, la méthode la plus utilisée pour recueillir l’intelligencecollective d’un groupe était la méthode dite des : « post it ».
Elle permettait l’expression de chacun, la mise en exergue de plusieurs îlots de pensée commune aux participants présents, la hiérarchisation de ses îlots, l’approfondissement de ceux identifiés comme prioritaires et les échanges entre les participants.
Elle avait le gros avantage de ne pas enfermer l’expression des participants dans un questionnement à choix multiple et prédéterminé.
Elle avait aussi des inconvénients :
· La rédaction des idées sur le papier était un exercice solitaire et personnalisé (donc limitant l’expression)
· La qualité du regroupement dépendait de la qualité de l’animateur
· Elle était lente et réservée à un nombre limité de personnes.
Ce qui se faisait jadis grâce au talent d’une personne, se fait aujourd’hui de manière automatisée. C’est la fonction de Maxi Meeting Software.
Il s’agit de l’assemblage :
· D’un moteur d’analyse et de classement des expressions des participants produites en réponse à une ou plusieurs questions ouvertes, (clustering)
· Et d’une interface graphique qui permet de visualiser sur grand écran et en temps réel la synthèse de l’ensemble des réponses produites par la salle !!!
Un point très important est à signaler car il est le garant de la dynamique de la réflexion : les synthèses produites se font au niveau de la salle et non au niveau de la table.
La salle est un plateau où les participants sont disposés par table circulaire de 8 personnes.
Le nombre de tables a peu d’importance (à ce jour le record est de 80 tables en simultanée !).
Chaque table est équipée d’un ordinateur portable, relié en réseau au serveur Maxi Meeting Software.
Sur l’écran des ordinateurs de table s’affiche les questions posées ainsi que les espaces prévus pour y répondre de manière totalement libre.
Les questions sont ouvertes !
La synthèse se faisant au niveau de la salle, les opinions contradictoires peuvent sans soucis s’exprimer au sein de la table.
Il n’est pas nécessaire d’obtenir un accord au niveau de la table pour produire les réponses aux questions posées !
Au contraire ce phénomène rend l’échange plus riche.
C’est la synthèse de la production collective de la salle qui est le juge de paix et qui permet l’interaction qui va suivre.
C’est pour cela que Maxi Meeting Software s’affiche aujourd’hui comme l’outil n°1 de la mobilisation de l’intelligence collective au sein d’un groupe.
Il s’inscrit parfaitement dans la démarche Succeed Together (Build Community With Diversity) et ses 3 piliers :
· La pédagogie du questionnement
· L’animateur facilitateur
· L’analyse et le traitement du langage naturel.
Mais le plus important à noter dans le descriptif des capacités techniques de l’outil Maxi Meeting Software est que cette production instantanée de la pensée de la salle (stimulée par une question qui lui est proposée) permet aux personnes qualifiées pour le faire (équipe de direction, experts, …) d’interagir avec la salle, d’apporter des remarques, des commentaires, des précisions et même de modifier à son gré le parcours de réflexion préalablement préparé si besoin s’en fait sentir.
C’est cette interaction qui fait la richesse de la démarche Succeed Together (Build community With Diversity).
C’est elle qui créé la proximité entre les participants.
C’est elle qui fait dire aux participants : on a pu s’exprimer, on tient compte de mon avis, …
C’est elle qui permet l’appropriation.
C’est elle qui permet l’engagement à l’égard d’une idée ou d’un projet parce que le groupe peut en revendiquer une partie de la paternité.
Influencer les décisions est une des clés de l’engagement des individus au travail. Comme toutes les informations produites avec l’aide de Maxi Meeting Software sont numérisées leur compilation est immédiate.
Elle est remise entre les mains des responsables.
Il est alors de leur responsabilité, après analyse, d’envoyer des signes concrets aux acteurs du terrain qui témoignent que la production du groupe a été utile et bénéfique pour le fonctionnement collectif. |
